Neste tutorial você aprenderá a utilizar o módulo de Pedidos Delivery, que possibilita a gestão dos seus pedidos de delivery (entregas) e balcão (retiradas), podendo criar pedidos manualmente ou recebê-los através de integrações com plataformas de marketplaces, como: BeeShop, iFood, aiqfome, Delivery Much, UaiRango, Rappi e Americanas Delivery. 

Abaixo um tutorial resumo em vídeo e um escrito com mais detalhes, onde você pode usar o índice para ir direto ao assunto desejado clicando sobre o titulo da Beeblioteca:

 

Vídeo tutorial resumo

 

Abertura do Caixa

Para começar a usar, o seu caixa deve estar aberto, veja aqui como abrir um caixa:

Na tela inicial do sistema, clique no menu:

> GESTÃO (F1)

   > Abrir e Fechar o Caixa

• Caso não haja caixas abertos (legenda verde), para abrir um novo, clique no botão Abrir Caixa (F1).
• Insira o valor inicial do caixa, se houver, e clique em Abrir Caixa (F1), após isso pode fechar as telas e ir para o próximo passo.

 

Captura de Pedidos

Após abrir o caixa, caso você recepcione pedidos de marketplaces, é necessário ativar a função Captura de Pedidos na tela inicial do sistema. A Captura de Pedidos tem como principal função selecionar a forma que você deseja recepcionar seus pedidos no sistema Beetech. Para ligar, você vai clicar no botão Captura de Pedidos na tela inicial do sistema, dessa forma: 

 

Depois de ligar, irá selecionar as funções que deseja ao chegar um novo pedido:

1. Alerta sonoro e Volume: Nessa primeira opção você irá ativar caso queira que o pedido emita algum alerta sonoro ao chegar, e também irá selecionar o volume dele. Atenção: não teste com fones de ouvido.

2. Imprimir cupom: Essa opção deverá ser ativada caso você queira que a via do pedido, que contém os dados de entrega ou retirada, seja impressa ao chegar no sistema. E ao lado, você pode inserir a quantidade de vias que devem ser impressas ao aceitar o pedido.

3. Aceite automático: Essa função faz com que o sistema aceite o pedido automaticamente assim que ele for recepcionado, ou seja, não aparecerá tela ou botão para que o pedido seja aceito, o próprio sistema fará o aceite automático desse pedido e executará os comandos de impressão, se houver configuração. Caso prefira aceitar seus pedidos manualmente, basta não ativar essa função e uma tela de aceite aparecerá ao chegar um novo pedido.

4. BeeImpressão: O BeeImpressão é o servidor de impressões do sistema. Você pode deixá-lo ativado caso queira que as vias de preparo (bar, cozinha, e etc) e vias de pedido do aceite automático sejam impressas.

5. Lojas – Marketplace: Você pode ativar as lojas que tem integradas ao sistema, para que os pedidos sejam recepcionados e sinalizados diretamente no sistema.

Após selecionar as opções desejadas, basta clicar em Salvar e Continuar (F2 / ENTER), para que as configurações sejam efetuadas.

 

Gestão de Pedidos Delivery

Após seguir as primeiras etapas de configuração, você irá para a tela em que fará a gestão de seus pedidos:

> GESTÃO (F1)

    > Pedidos Delivery

 

Na tela de Pedidos Delivery você recepciona pedidos para retirada (identificados como Balcão) e para entrega (identificados como Delivery):

 

Filtros

Na parte superior da tela de delivery, você encontra o botão Filtros. Os filtros servem para você selecionar o que quer que seja exibido na sua tela de pedidos delivery.

 

Cada filtro possui a sua função:

1. Situação de pagamento: O primeiro filtro é referente ao pagamento dos pedidos que estão na tela, você pode filtrar por pedidos pagos e não pagos.

2. Situação do pedido: O segundo filtro é a situação (status) do pedido, você pode filtrar por pedidos aguardando confirmação, em preparo, que já saíram para entrega, que já foram entregues e pedidos cancelados.

3. Período: Você pode filtrar os pedidos por uma data e hora específica ou período.

4. Entrega/Retirada: Esse filtro pode ser utilizado para filtrar pela data de agendamento de um pedido.

5. Tipo Pedido: Filtre os pedidos Delivery ou Balcão ou ambos.

6. Origem: A origem do pedido é a plataforma de onde o pedido veio.

• MANUAL: Pedido feito diretamente na tela de Pedidos Delivery;
• BEESHOP: Pedido feito pelo seu cardápio digital do sistema;
• OUTRAS ORIGENS: Pedidos feitos através dos marketplaces integrados ao sistema, onde cada filtro corresponde a um marketplace, sendo eles: iFood, aiqfome, Delivery Much, UaiRango, Rappi e Americanas Delivery.

Quando você possui integração do sistema Beetech com um marketplace, o pedido chega na sua tela de Pedidos Delivery, sem necessidade de criá-los manualmente.

Importante: Clique em Aplicar Filtros (ENTER) para carregar os filtros escolhidos.

 

Fazendo pedidos manualmente

Para fazer pedidos manualmente, o sistema oferece duas opções: pedidos para entrega e pedidos para retirada.

Pedidos para entrega (Delivery)

Para fazer um pedido de entrega, você irá clicar no botão de Novo Delivery (F1) no topo da tela:

 

Os primeiros passos para fazer os pedidos manualmente são:

1. Entregador: No campo de Entregador, você pode vincular um entregador específico ao pedido. Os entregadores são cadastrados em CADASTROS (F2) -> Funcionários. Esse vínculo tem a função de criar um relatório com as taxas de entrega por entregador (não é um campo obrigatório).

2. Campos de cadastro do cliente: Nos campos de cadastro do cliente você irá identificar o cliente que está fazendo o pedido. Obrigatoriamente, você precisa preencher o telefone no campo Telefone Principal, o nome do cliente no campo Cliente e o endereço nos campos de Endereço, Nº e Bairro. Os complementos como número do apartamento e bloco devem ser inseridos no campo Complemento; para o caso de condomínios, recomenda-se inserir o endereço do condomínio e no complemento preencher o endereço da casa ou apartamento.
No campo Taxa de Entrega, a taxa de entrega configurada no BeeShop será carregada para o pedido, ou você pode inserir a taxa manualmente.

    2.1. Botão Rota: Abre a rota do seu estabelecimento até o endereço do cliente no Google Maps.

    2.2. Botão Buscar (F5): Tem a função de buscar o endereço do cliente, carregando automaticamente os dados do endereço.

    2.3. Botão Buscar Cliente (F3): Serve para buscar um cliente que já esteja cadastrado em sua base de dados, é possível buscar por nome, telefone e documento (CPF ou CNPJ).

    2.4. Botão Histórico: Mostra o histórico de pedido do cliente selecionado no pedido.

3. Forma de pagamento: As formas de pagamento presentes na tela de pedido têm a função de indicar no impresso do motoboy (via do pedido), a forma de recebimento acordada com o cliente, para facilitar a logística na saída do pedido. Por exemplo, se o motoboy precisar levar uma máquina de cartões específica para fazer o recebimento de uma bandeira específica.

4. Produto (F4): Ao clicar, abre a sua listagem completa de produtos para seleção.

5. Pedido rápido: Através do campo de Pedido Rápido, você irá inserir os produtos desse pedido, digitando o produto desejado, descendo com a seta do teclado e dando Enter para selecionar.

Obs.: Um novo cliente ou endereço inserido no pedido, será salvo na sua listagem de clientes, então a próxima vez que esse cliente pedir, ao inserir o número de telefone, o cadastro será preenchido automaticamente, incluindo a taxa de entrega.

 

Após preencher os campos de cadastro do cliente e inserir todos os produtos no pedido, os próximos passos são:

1. Quantidade: Você pode inserir a quantidade do produto diretamente no pedido.

2. Excluir produto: O botão com o ícone de lixeira serve para excluir o produto que estiver selecionado dentro do pedido.

3. Obs/Comp: Através deste botão, você pode alterar escolhas e quantidades inseridas nos grupos de opções de um combo.

4. Vínculo: Possui a função de verificar se os produtos estão vinculados corretamente em um pedido proveniente de uma integração com um marketplace, esse vínculo é feito através do preenchimento do código PDV, e é o que permite que a integração ocorra corretamente e o sistema Beetech identifique qual é o produto que está sendo enviado pelo marketplace.
Ao clicar no botão Vínculo, você terá essa visão:

Os produtos corretamente vinculados aparecerão com a legenda 🟦 AZUL, mas caso ele não esteja vinculado no marketplace integrado, o produto irá aparecer com a legenda em 🟨 AMARELO, significando que será necessário verificar se o código PDV inserido nele está igual ao código PDV do sistema. Nesta tela é possível vincular manualmente um Produto, Complemento ou Observação em uma VENDA, mas para corrigir a origem do problema, é preciso acessar o marketplace (iFood, aiqfome, Delivery Much, UaiRango, Rappi e Americanas Delivery) e inserir corretamente o código PDV.
Importante: Esse vínculo é essencial para a emissão fiscal e impressão da via de setores de preparo.

5. Campos de valor: A coluna “Valor Unt.” mostra o valor da unidade do produto; “Valor Total” mostra o valor total de todas as unidades do produto que estão no pedido.

6. Observação específica do produto: Nessa linha, você pode digitar uma observação diretamente no produto. Por exemplo: sem cebola.

7. Desconto direto no produto: Nestes campos você pode inserir um desconto em reais ou porcentagem diretamente no produto.

8. Observações no pedido: Neste campo você pode inserir observações ao pedido no geral. Por exemplo: deixar na portaria.

9. Descontos e acréscimos no pedido: Nestes campos você pode inserir descontos ou acréscimos no valor total do pedido.

10. Após finalizar o pedido, você clicará em Salvar (F2) para confirmar o pedido e iniciar o preparo. Nesse momento, o sistema imprime duas vias: a via de setores de preparo e a via do pedido para o motoboy (Obs.: a via da cozinha só é impressa se o setor estiver configurado em Cadastros -> Impressão por setor).

 

Pedidos para retirada (Balcão)

Para realizar o pedido manual de retirada, o processo é quase o mesmo. Mas ao invés de clicar em Novo Delivery (F1), você clicará em Novo Pedido (F2):

 

A única diferença entre o processo de criação do pedido delivery e do pedido retirada, é que na retirada não é necessário preencher dados de entrega, apenas o telefone e o nome do cliente. E mesmo possuindo esses campos, o preenchimento não é obrigatório, se você optar por não preencher, o cliente será identificado como CONSUMIDOR.

Fazendo a gestão dos pedidos

A gestão dos pedidos é feita pela tela inicial dos Pedidos Delivery. Na tela inicial, você verá os seus pedidos listados:

 

Através das legendas, você conseguirá identificar a situação e a origem dos pedidos:

 

Cada pedido terá sua origem e situação identificada ao lado esquerdo da tela:

Recebendo pedidos de marketplaces

Os pedidos provenientes das plataformas de marketplace chegarão no sistema através do aceite que foi selecionado na Captura de Pedidos.

Se na Captura de Pedidos você ativou a opção “Aceite Automático”, os pedidos das plataformas de marketplace serão aceitos automaticamente pelo sistema. Não haverá uma tela para aceitar o pedido, o sistema apenas sinalizará a chegada do pedido através de um alerta sonoro, em seguida o pedido será aceito e impresso.

Mas, se na Captura de Pedidos a opção de “Aceite Automático” NÃO foi ativada, os pedidos chegarão no sistema para serem aceitos através de uma tela de identificação com dados do cliente e dados do pedido:

Na tela de aceite, você irá visualizar os itens que foram pedidos, o endereço do cliente e dados dele. Também encontrará as informações de pagamento como forma de pagamento e valor de troco, caso seja dinheiro.

Para aceitar ou recusar o pedido, será necessário clicar em um dos botões da parte de baixo da tela de aceite. Recusar para recusar o pedido e Atender (ENTER/F1) para aceitá-lo. No caso de recusar o pedido, o sistema irá pedir o motivo do cancelamento para fins de notificar o cliente.

Os pedidos aceitos dessas duas maneiras entrarão na tela de Pedidos Delivery da mesma forma: sinalizando a origem e também o status, que nesse primeiro momento será “Em Preparo” já que acabou de ser aceito. 

Alterando o status dos pedidos

Como visto no tópico anterior, os pedidos aceitos ou confirmados (caso lançados manualmente) ficam com a situação “Em Preparo”, significando que foram aceitos e que a mensagem de confirmação já foi encaminhada ao cliente (vincular módulo WhatsApp e BeeBot).

Quando o pedido estiver pronto para entrega ou retirada, será necessário alterar o status no sistema, para fazer isso, você irá clicar com o botão DIREITO do mouse em cima do pedido e selecionar a opção “Saiu para Entrega / Pronto para Retirada”, se houver configuração de envio de mensagens, será enviada de acordo com o tipo de pedido: 

 

Neste momento, você também pode vincular o entregador que saiu com o pedido, para fins de controle de taxa de entrega por entregador. Para vincular o entregador, basta clicar com o botão direito do mouse em cima do pedido, na opção “Editar Motorista” e selecionar o motorista:

Para cadastrar entregadores, você irá cadastrá-los como funcionários. Veja aqui como cadastrar funcionários no sistema.

 

Outras funções de gestão do pedido

Neste mesmo menu que aparece ao clicar com o botão direito do mouse, você terá outras opções de gestão, como por exemplo:

1. Enviar WhatsApp: Abre o link do WhatsApp do cliente, para que você inicie uma conversa diretamente pelo WhatsApp Web com ele;

2. Editar: Abre a tela do pedido para edição;

3. Imprimir: Reimprime o pedido;

4. Endereço de Entrega: Abre o endereço da entrega na tela e você pode copiá-lo apertando CTRL + C no teclado e colando onde preferir.

 

Editando pedidos em massa

Para agilizar a sua operação, você também pode fazer a edição dos pedidos em massa, ou seja, alterar status e entregador de vários pedidos de uma única vez.

Para fazer isso, você irá selecionar todos os pedidos que deseja fazer a alteração segurando a tecla CTRL no teclado e clicando nos pedidos que deseja modificar, dessa forma:

Os pedidos selecionados serão sinalizados com uma bolinha na lateral esquerda do pedido.

Após selecionar os pedidos que deseja alterar em massa, você irá clicar no botão “Editar Selecionados” no topo direito da tela:

Na tela que irá se abrir, você irá selecionar uma opção e marcar na caixa acima da seleção, o que deseja alterar, podendo ser de situação do pedido (1) e/ou entregador (2). Depois basta salvar para efetuar a alteração (3):

 

Finalizando um pedido

Quando o motoboy retornar ao estabelecimento ou quando o cliente retirar o pedido, é necessário finalizar o pedido, para isso, você irá clicar com o botão direito do mouse em cima do pedido e selecionar o status do pedido como Entregue.

 

Após marcar o pedido como entregue, será necessário fazer a baixa do pagamento dele, esse procedimento deve ser feito em todos os pedidos para que o valor de cada um entre no seu caixa. O procedimento de pagamento só não precisa ser feito em pedidos que foram pagos online. 

Para fazer a baixa do pagamento, você irá clicar no pedido com o botão direito do mouse e em “Pagamento”:

A tela de pagamento irá se abrir:

1. Você irá selecionar a forma de pagamento que o cliente escolheu, clicando na caixa de seleção ele vai abrir as opções, basta selecionar;

2. Este campo já vem preenchido com o valor que o cliente deverá pagar, você pode altera-lo conforme o valor recebido no momento, caso ele seja diferente do total*;

3. Clique em Confirmar (ENTER) para efetuar o recebimento.

*Obs.: No caso de duas formas de pagamento para o mesmo pedido, você pode lançar uma por vez com seus respectivos valores:

Após efetuar o recebimento e confirmar a entrega do pedido, esse pedido se transformará em uma venda fechada que você poderá consultar depois em GESTÃO (F1) -> Vendas.

 

Cancelando um pedido

Em caso de necessidade de cancelar um pedido, existem duas formas de realizar esse procedimento.

Pedido sem pagamento recebido

No caso de um pedido NÃO PAGO, basta clicar nele com o botão direito do mouse e selecionar a opção 🗑 Cancelar:

Caso você tenha algumas configurações de segurança, como Código de Operador e Motivo de Cancelamento, o sistema irá pedir o código de operador (funcionário) de quem está cancelando. Esse código é o código gerado ao cadastrar seus funcionários (veja aqui como cadastrar funcionários). Basta digitar o número e confirmar:

 

Após inserir o código de operador, você irá descrever manualmente o motivo de cancelamento e confirmar:

Depois de seguir esses passos, o pedido SEM PAGAMENTO já estará cancelado.

 

Pedido com pagamento recebido

No caso de pedidos que já tiveram o pagamento recebido, não é possível cancelá-los sem fazer o procedimento de estorno do pagamento. Caso tente cancelar o pedido que contenha pagamento dentro, o sistema acusará o seguinte erro: 

Então, para cancelar o pedido, é necessário remover o pagamento da venda. Para remover, você irá clicar com o botão direito do mouse em cima do pedido e em “Pagamento”:

Na tela de pagamento, você irá deletar a informação de pagamento, dessa forma:

> Selecione o pagamento que deseja excluir, e clique no botão DEL para deletar a informação de pagamento. Se houver mais de uma informação de pagamento, delete todas que estão dentro da tela;
> Depois de zerar os pagamentos, clique em Salvar e Concluir para processar as alterações.

Após remover os pagamentos, você pode cancelar o pedido normalmente, conforme o tópico 5.1 deste manual.

 

Outras funções da tela de Delivery

1. Atualizar (F5): Através deste botão, você atualiza a tela de pedidos manualmente, para forçar uma exibição de um pedido que ainda não atualizou na listagem (a tela se atualiza automaticamente conforme a contagem do timer ao lado do botão) .

2. Msg WhatsApp: Neste botão, você terá acesso às mensagens padrões do WhatsApp enviadas pelo sistema como notificação ao seu cliente. Você também consegue responder as mensagens, caso os clientes respondam ao número da Beetech (somente no caso de não utilizar o BeeBot).

3. Impressão Config.: Neste botão, você pode personalizar o layout dos impressos do sistema.

4. BeeShop: Este é um atalho para as configurações do cardápio digital.

5. Resumo: Ao clicar no símbolo de “olho” na lateral direita do resumo, serão exibidos os dados das suas vendas do período filtrado na tela, caso queira ocultar as informações, basta clicar no símbolo novamente.

Neste tutorial, vimos as funções e como utilizar o módulo de Gestão de Pedidos Delivery no sistema Beetech. Em caso de dúvidas, você pode entrar em contato com o nosso suporte.